Förderung & Abrechnung von Bildungsgutscheinen
Als AZAV-zertifizierter Bildungsträger rechnen Sie Bildungsgutscheine direkt mit der Agentur für Arbeit ab. Hier erfahren Sie, wie der Prozess funktioniert und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Der Bildungsgutschein ist ein Zahlungsversprechen der Agentur für Arbeit. Das bedeutet: Die AA zahlt die Kursgebühren direkt an den Bildungsträger – der Teilnehmer zahlt nichts. Bildungsträger stellen nach Kursende eine Rechnung an die zuständige Agentur für Arbeit. Voraussetzung ist, dass sowohl der Träger als auch die Maßnahme (Kurs) AZAV-zugelassen sind und der Bildungsgutschein vor Kursbeginn vorlag.
AA zahlt direkt an den Träger
Lückenlose Anwesenheitslisten
Typisch 4–8 Wochen nach Einreichung
Der Abrechnungsprozess Schritt für Schritt
Von der Gutscheinprüfung bis zur Zahlung – so läuft die Förderabrechnung ab.
Bevor der Teilnehmer seinen Kurs beginnt, prüfen Sie den Bildungsgutschein auf Gültigkeit: Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Bildungsbereich und zulässige Maßnahmendauer. Der Gutschein muss auf Ihren zugelassenen Maßnahmenbereich passen.
Reichen Sie bei der zuständigen Agentur für Arbeit Ihren Zulassungsbescheid (Maßnahmenzulassung) ein, bevor der Kurs beginnt. Ohne diesen Bescheid ist keine Abrechnung möglich.
Informieren Sie die Agentur für Arbeit über den offiziellen Kursbeginn. In der Regel genügt eine kurze Benachrichtigung. Die AA ist damit informiert, dass der Förderfall aktiv ist.
Führen Sie für jeden Teilnehmer lückenlose Anwesenheitslisten. Fehlzeiten über eine bestimmte Grenze hinaus (in der Regel 10 %) können die Förderung gefährden. Informieren Sie die AA bei längeren Fehlzeiten.
Nach Kursende stellen Sie der Agentur für Arbeit eine Rechnung. Achten Sie auf die korrekten Angaben: Maßnahmenummer, Teilnehmer-ID, Kurszeitraum, Gesamtstunden und vereinbarter Kurspreis.
Zusammen mit der Rechnung oder kurz danach reichen Sie den Verwendungsnachweis ein. Dieser belegt, dass die Weiterbildung ordnungsgemäß durchgeführt wurde (Teilnahmebestätigung, Prüfungsnachweise, Abschlusszertifikat).
Benötigte Unterlagen für die Abrechnung
Original-Bildungsgutschein des Teilnehmers, vor Kursbeginn eingereicht.
Maßnahmenzulassung für den entsprechenden Kurs (aktuelle Gültigkeitsdauer beachten).
Lückenlose, täglich geführte Anwesenheitsdokumentation aller Kurstage.
Bestätigung über die erfolgreiche Teilnahme oder das Abschlusszertifikat.
Rechnung an die AA mit Maßnahmenummer, Teilnehmer-ID, Kurszeitraum und Gesamtpreis.
Zusammenfassender Nachweis, dass Mittel ordnungsgemäß eingesetzt wurden.
Häufige Fehler bei der Abrechnung
Diese Fehler führen am häufigsten zu Verzögerungen oder Rückforderungen.
Ein häufiger Fehler: Der Teilnehmer beginnt den Kurs, bevor die AA den Gutschein offiziell bestätigt hat. Förderanspruch kann verloren gehen.
Lückenhafte oder nachträglich ausgefüllte Anwesenheitslisten führen bei Prüfungen zu Problemen und können Rückforderungen auslösen.
Jede Maßnahme hat eine eigene Zulassungsnummer. Wird auf der Rechnung die falsche Nummer angegeben, verzögert sich die Zahlung erheblich.
Der tatsächlich durchgeführte Kurs muss exakt der zugelassenen Maßnahme entsprechen. Inhaltliche Abweichungen können nachträglich beanstandet werden.
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